Κάθε έτος, οι πολιτιστικοί σύλλογοι υποχρεούνται να υποβάλλουν δικαιολογητικά στον αρμόδιο φορέα, τον οποίο εποπτεύονται, ήτοι την, κατά τόπο, Περιφερειακή Ενότητα. 

Η αίτηση μαζί με τα απαραίτητα δικαιολογητικά κατατίθενται από τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου ή άλλο εκπρόσωπο του συλλόγου που έχει εξουσιοδοτηθεί για το σκοπό αυτό και είναι τα εξής:

1. Οικονομικός απολογισμός του προηγούμενου έτους, υπογεγραμμένος από τους Πρόεδρο και Ταμία, καθώς και θεωρημένος από το Γραμματέα του Διοικητικού Συμβουλίου.

2. Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής του προηγούμενου έτους, υπογεγραμμένη από τα μέλη της Επιτροπής και θεωρημένη από το Γραμματέα του Διοικητικού Συμβουλίου.

3. Οικονομικός Προϋπολογισμός του παρόντος έτους, υπογεγραμμένος από τους Πρόεδρο και Ταμία, καθώς και θεωρημένος από το Γραμματέα του Διοικητικού Συμβουλίου.

4. Πρακτικό της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης, στο οποίο να αναφέρεται ότι εγκρίνεται ο οικονομικός απολογισμός και ο προϋπολογισμός, καθώς και ότι απαλλάσσεται το Διοικητικό Συμβούλιο από τυχόν ευθύνη, με τις υπογραφές του Προέδρου και του Γραμματέα της Γενικής Συνέλευσης και θεωρημένο από το Γραμματέα του Διοικητικού Συμβουλίου.  

5. Πιστοποιητικό του αρμόδιου Πρωτοδικείου περί μη λύσης ή τροποποίησης του συλλόγου. 

Επισημαίνεται ότι, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 180 του Ν. 4820/2021 (Α 130) οι σύλλογοι που επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης υποχρεούνται να υποβάλλουν, με το πέρας του διμήνου από τη λήξη του οικονομικού έτους, στους φορείς από τους οποίους εποπτεύονται, καθώς και στους φορείς από τους οποίους επιχορηγήθηκαν ή χρηματοδοτ΄ήθηκαν, εφόσον αυτοί δεν ταυτίζονται, απολογισμό της συνολικής οικονομικής τους δραστηριότητας, καθώς και να συνυποβάλλουν και τον προϋπολογισμό τους για το επόμενο έτος.